ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ

          สำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานความหมายกับงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
     
          2.1. ความสำคัญของการวางแผนสำนักงานการวางแผนในที่นี้ความหมายกว้างขวางมาก หากเป็นสำนักงานใหญ่ที่ยังไม่เคยจัดตั้งขึ้นมาก่อน การวางแผนจะต้องพิจารณาองค์ประกอบและกิกรรมทุกอย่างของสำนักงาน โดยอาจพิจารณาเริ่มจากการกำหนดวิธีการปฏิบัติต่อแกสารและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่สำนักงานจะต้องรับและส่ง ต้องคาดคะเนปริมาณเอกสารและข้อมูลเพื่อให้สารมารถจัดกำลังพนักงานที่จะทำงานกับเอกสารได้อย่างเพียงพอ จากนั้นจะต้องพิจารณากระแสงานภายในสำนักงานให้ชัดเจนว่าเอกสารและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่ได้รับมาจะต้องไหลวนไปตามจุดปฏิบัติงานต่าง ๆ นั้นจะต้องผ่านขั้นตอนการอะไร มีกรรมวิธีอะไรเข้ามาเกี่ยวข้องบ้างมีการประมวลผลอะไรบ้างจะจัดจักทำเอกสารอย่างไร จะต้อเก็บเอกสารอะไรไว้ในแฟ้มบ้าง งานเหล่านี้จะต้องใช้กำลังพลเท่าใด และสมควรจัดสำงานให้พนักงานและผู้บริหารมีสัดส่วนสำหรับตั้งโต๊ะทำงานและนั่งทำงานกับอย่างไร กล่าวโดยสรุป การวางแผนสำนักงานจะต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์งานต่าง ๆ ภายในสำนักงานว่าจะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้าง ใช้เอกสารหรือข้อมูลอะไร และมีกระแสงานอย่างไรจากนั้นจึงกำหนดกิจกรรมและการทำงานต่าง ๆ ตามข้อมูลที่มีอยู่ การวางแผนสำนักงานที่เหมาะสมนั้นควรประกอบไปด้วย2.1.1 การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม เช่น การจัดตำแหน่งโต๊ะทำงานและเฟอร์นิเจอร์ต่าง ๆ
2.1.2 การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานและการรับส่งและการจัดทำเอกสาร 
2.1.3 การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
2.1.4 การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอกจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
2.1.5 การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
2.1.6 การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วนระบบโทรศัพท์และโทรสาร
การวางแผน เป็นเรื่องที่ยุ่งยากพอสมควรมีเอกสารหลักฐาน และข้อมูลที่นำมาใช้ในการวางแผนเป็นจำนวนมาก จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ในสำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เป็นต้น
     
      2.2. ความสำคัญของการจัดสายงานในที่นี้หมายถึง การจักสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน
2.2.1 งานวิชาชีพ กลุ่มที่หนึ่ง คือ กลุ่มงานวิชีพหมายถึง กลุ่มที่ทำงานตาง ๆ เช่น การทำบัญชีหรือการตรวจสอบบัญชีซึ่งจัดว่าเป็นวิชาชีพสำคัญ งานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์และงานวิชาชีพอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับหน่วยงาน เช่น สถาปนิก หรือ วิศวกร โดยปกตอแล้วผู้ที่เป็นหัวหน้าสำนักงานหรือผู้ได้รับมอบหมายให้บริการสำนักงานอาจจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการกำหนดสายงานของบุคลากรกลุ่มนี้ แต่ก็ต้องสามารถวางแผนหรือจัดหาพื้นที่ให้บุคลากรกลุ่มนี้ทำงานได้ตามความจำเป็นทางด้านวิชาชีพ
2.2.2 งานสายสนับสนุน กลุ่มที่สองคือ กลุ่มงานสายสนับสนุน อื่น ๆ ที่ไม่ใช่งานวิชาชีพ เช่น ช่างหรือนักเทคนิคด้านต่าง ๆ พนักงานขายสินค้า ฯลฯ พนักงานในสายนี้ก็ไม่จำเป็นที่หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องจัดสายงานด้วยเช่นกัน
2.2.3 งานสายสำนักงาน กลุ่มที่สาม คือ กลุ่มงานสายสำนักงาน อันประกอบด้วยเลขานุการเสมือนเจ้าหน้าที่สารบรรณพนักงานเดินสาย ความจริงพนักงานกลุ่มนี้ก็คือสายสนับสนุนนั่นเองแต่ที่แยกมาต่างหากเพราะหัวหน้าสำนักงาน หรือผู้บริหารสำนักงานอาจจะมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการกำหนดตำแหน่งและจำนวนของบุคคลากร เมื่อได้กำหนดสายงานและตำแหน่งแล้วงานสำคัญต่อมาคือการจัดหาบุคลากรที่มีความสามารถมาประจำหรือทำงานกับสำนักงาน งานนี้โดยปกติก็ควรละไว้ในแผนกบุคลากรเป็นผู้ดำเนินงาน นอกจากนี้งานที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรที่สำคัญ คือการจัดการฝึกอบรมให้บุคลากรมีความสามารถที่จะปฏิบัติงานในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
       
        2.3. ความสำคัญต่อการควบคุมการปฏิบัติงานเมื่อได้วางแผนการปฏิบัติงานในสำนักงาน ตลอดจนมีบุคลากรเข้าทำงานแล้ว งานสำคัญต่อมาคือ การควบคุมให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลดี การควบคุมการปฏิบัติงานที่นิยมใช้กันเป็นปกติคือ การควบคุมให้ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อยู่ภายในกรอบวงเงินงบประมาณที่ได้อนุมัติไปแล้ว งานสำนักงานนั้นอาจกล่าวได้ว่าเป็นภารกิจประจำที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกอย่างต่อเนื่องไม่สิ้นสุดดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่ผิดแปลกไปจากปกติมาก ๆ จึงไม่ปรากฏให้เห็น การควบคุมการปฏิบัติงานจึงไม่ใช่เรื่องยากนักในบางกรณีอาจต้องใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยตัวอย่างเช่น สำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาเรื่องพนักงานใช้โทรศัพท์ทางไกลโดยไม่ได้รับอนุญาต และไม่ได้จดบันทึกเอาไว้ว่าใครเป็นผู้ใช้โทรศัพท์ดังนั้นองค์การหรือหน่วยงานจึงต้องรับภาระจ่ายเงินส่วนนี้โดยไม่สมควร ปัจจุบันมีองค์การหลายแห่งที่ติดตั้งอุปกรณ์ชุมสายภายในขนาดเล็ก และสามารถกำหนดได้ว่าจะให้โทรศัพท์เครื่องใดสามารถเรียดต่อในระบบทางไกลได้ หากจัดระบบควบคุมให้ดีสามารป้องกันไม่ให้พนักงานมาแอบใช้โทรศัพท์โดยไม่ได้รับอนุญาต การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงานยังมีอีกมากตั้งแต้การควบคุมพนักงานให้ทำงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ไม่ทิ้งงานให้คั่งค้าง หรือละเลยไม่ทำตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ การควบคุมการจัดหาอุปกรณ์เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานให้อยู่ในเกณฑ์ที่พอเหมาะ ไปจนถึงการควบคุมไม้ให้พนักงานหรือบุคลากรภายนอกเข้ามากระทำการให้เกิดความเสียหายต่อหน่วยงาน ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุมการปฏิบัติงาน

        2.4. ความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานในสำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาได้หลายอย่างด้วยกัน ปัญหาที่เกิดขึ้นอาจเป็นปัญหาที่เกี่ยวกับบุคคลากรผู้ปฏิบัติงาน ปัญหาที่เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือเกิดความผิดพลาด ปัญหาเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือเครื่องใช้ไม่เพียงพอต่อการใช้งานปัญหาในด้านการสื่อสาร ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่พบ ฯลฯ หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องคอยสังเกตปัญหาเหลี้และหาทางขจัดปัดเป่าไม่ไห้ให้เกิดขึ้น หรือมิฉะนั้นก็ ต้องแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้หมดไปโดยไม่ส่งผลกระทบทางลบต่อองค์การ อาจกล่าวได้ว่าการแก้ปัญหาต่าง ๆจะต้องแก้ที่ระบบของข้อมูล และนำมาวิเคราะห์ให้เป็นไปตามเอกสารหลักฐานที่เป็นจริง

       2.5. ความสำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจพนักงานในบริษัทหรือองค์กรนั้นเกิดความภาคภูมิใจ ที่สำนักงานของตนเองทันสมัยสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้บริหารมีข้อมูลหลักฐานในการตัดสินใจพนักงานมีความพึงพอใจในการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบ
      2.6. ความสำคัญต่อการอำนวยการการปฏิบัติงานหลายอย่างในสำนักงานจำเป็นจะต้องระดมบุคลากรมาร่วมกันทำงานอย่างเข้มแข็งและบางครั้งเป็นงานที่นอกเหนือหน้าที่ตามปกติ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การจัดประชุมภายในและการจัดประชุมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ทั้งจากภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดประชุมภายในอาจเกิดขึ้นได้จากการที่หน่วยงานได้แต่งตั้งให้มีหน่วยงานการจัด สัมมนาวิชาการเพื่อถ่ายทอดเทคโนโลยีหน่วยงานผู้อื่นรับทราบ หรือเพื่อเป็นการเสนอความคิด หรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ หน่วยงานส่วนใหญ่ไม่ได้มีแผนกหรือบุคคลากรที่ทำหน้าที่จัดประชุมโดยตรง ดังนั้นจึงต้องอาศัยบุคลากรอื่น ๆ ในสำนักงานมาช่วยกันจัดการประชุมและจำเป็นจะต้องกำหนอกรายละเอียดการจัดประชุมให้ครบถ้วนเพื่อให้การจัดประชุมสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
       2.7. ชื่อเสียงของบริษัทหรือหน่วยงานเมื่อลูกค้าเข้ามาใช้บริการ ในองค์กรนั้นการบริการสามารถทำได้โดยสะดวกและรวดเร็วเป็นข้อมูลที่ถูกต้องจะทำให้ผู้มาใช้บริการยกย่องชมเชย ซึ่งไม่จำเป็นต้องประชาสัมพันธ์



ที่มา : http://gm4155605.blogspot.com/2012/08/1.html